دبیرخانه سامانه فاندورا وظیفه ثبت، مدیریت و پیگیری مکاتبات را بهصورت الکترونیکی بر عهده دارد. امکانات این بخش عبارتاند از:
ثبت نامههای وارده از سازمانها یا مراجع مختلف
ثبت نامههای صادره با شمارهدهی خودکار
درج اطلاعات کامل نامه شامل شماره، تاریخ، فرستنده، موضوع، ضمائم و طبقهبندی (عادی، محرمانه و ...)
ثبت گیرندگان و ارجاع نامهها به واحدها یا اشخاص مرتبط
قالببندی و چاپ نامهها با سربرگ رسمی
ثبت گیرنده داخلی یا بیرونی، موضوع و ضمائم مربوطه
امضای دیجیتال یا تأیید مدیر پیش از ارسال
ثبت وضعیت ارسال (ارسالشده، در انتظار تأیید، برگشتخورده و ...)
امکان اسکن و ضمیمه فایلها در قالب PDF
جستوجو و فیلتر پیشرفته بر اساس شماره، تاریخ، موضوع، فرستنده یا وضعیت